Инвентаризация НМА и других объектов права. Применение ФСБУ 28/2023 в 2025 году

По причине перехода на обязательное применение с 1 апреля 2025 года ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утв. приказом Минфина от 13.01.2023 №4н, организации должны внести в свою учетную политику следующие изменения:

• предусмотреть возможность досрочного перехода на ФСБУ 28/2023, если они планируют начать применение нового стандарта до 1 апреля 2025 года;

• убрать из учетной политики и положения о проведении инвентаризации все ссылки на Методические указания по инвентаризации, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 №49;

• утвердить новые формы по инвентаризации (инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости, акты о фактическом наличии объектов инвентаризации и т.д.) и оформить их в качестве приложения к учетной политике.

Начиная с версии 3.0.166 в «1С:Бухгалтерии 8» реализован новый документ Инвентаризация НМА (раздел ОС и НМА). Кроме того, теперь все документы по инвентаризации доступны в отдельном блоке Инвентаризация раздела Операции.

Документ Инвентаризация НМА позволяет решить одновременно несколько задач:

• оформить инвентаризацию нематериальных активов и любых других объектов нематериального характера, в том числе прав на результаты интеллектуальной деятельности (РИД) и средств индивидуализации (далее – объектов права);

• сравнить фактическое наличие объектов права с данными учета, списать отсутствующие объекты и принять на учет выявленные;

• обеспечить надлежащий контроль наличия и движения объектов прав, не учитываемых в качестве нематериальных активов, в том числе малоценных НМА, компьютерных лицензий, средств индивидуализации и др. (п.п.7, 9 ФСБУ 14/2022);

• сформировать и вывести на печать приказ о проведении инвентаризации, инвентаризационную опись НМА, сличительную ведомость. По объектам права, не являющимся НМА, – ведомость на результаты интеллектуальной деятельности;

• подобрать документы затрат, подтверждающие наличие соответствующих прав у организации;

• учесть изменение элементов амортизации – срока полезного использования (СПИ), ликвидационной стоимости и способа начисления амортизации (п.42 ФСБУ 14/2022).

Для эффективного использования нового документа Инвентаризация НМА перед проведением первой инвентаризации рекомендуется заполнить недостающие реквизиты в существующих карточках НМА (раздел Справочники – Нематериальные активы).

Реквизит Срок действия права по умолчанию принимает значение «не ограничен». Договором или актом на передачу прав может быть установлен срок действия права. В этом случае в поле Срок действия права следует выбрать значение «в течение» или «действует до» и указать количество месяцев или дату прекращения права. Срок полезного использования, который указывается в документе принятия к учету, заполняется автоматически на основании введенного срока действия права. При необходимости срок использования можно скорректировать вручную, но он не должен превышать срок действия права.

Кроме того, при поступлении объекта права пользователь должен самостоятельно принять решение о его квалификации и заполнить группу реквизитов Порядок учета. В поле Бухгалтерский учет можно выбрать одно из трех значений:

• «Расходы текущего периода» – если объект не характеризуется признаками НМА и затраты на его приобретение в бухгалтерском учете единовременно включаются в расходы текущего периода (например, информационное обслуживание по договору 1С:ИТС на регулярной основе);

• «Дебиторская задолженность» – если объект не характеризуется признаками НМА, затраты на его приобретение в БУ списываются равномерно в течение срока полезного использования и в бухгалтерском балансе отражаются в составе дебиторской задолженности;

• «Нематериальный актив» – если объект характеризуется признаками НМА.

Начиная с версии 3.0.166 затраты на приобретение НМА, стоимость которых не превышает лимит стоимости НМА, установленный в учетной политике, в БУ единовременно включаются в расходы при проведении документа Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции Права (п.7 ФСБУ 14/2020). Прежде такие затраты учитывались в расчете себестоимости продукции (работ, услуг) при выполнении регламентных операций закрытия месяца. Рекомендуем перепровести ранее веденные документы и выполнить повторное закрытие месяца, если стоимость малоценных НМА в бухгалтерском учете была включена в стоимость незавершенного производства или запасов.

Поле Налоговый учет предназначено только для организаций с общей системой налогообложения. Начиная с версии 3.0.166 в этом поле можно выбрать одно из четырех значений:

• «Нематериальный актив» – если объект признается амортизируемым имуществом (п.1 ст.256 НК РФ);

• «Расходы на НИОКР» – если затраты на приобретение РИД признаются расходами на завершенные НИОКР. Приобретенные права на использование РИД сами по себе результатом НИОКР не являются, но могут включаться в расходы на НИОКР. Если в документе Приобретение прав: Акт, УПД будет указан объект с признаком налогового учета «Расходы на НИОКР», его стоимость в налоговом учете будет учитываться в качестве прочих расходов. Принятие к учету результатов НИОКР учитывается только в традиционном сценарии работы с НМА;

• «Иные расходы (признаются по мере использования)» – если объект не признается амортизируемым имуществом и затраты на его приобретение включаются в расходы для целей НУ равными частями в течение срока полезного использования;

• «Иные расходы (признаются сразу)» – если объект не признается амортизируемым имуществом и затраты на его приобретение включаются в расходы для целей НУ единовременно, при проведении документа Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции Права. Такой порядок может применяться для учета НМА, стоимость которых не превышает 100 тыс. руб., за исключением прав на компьютерные программы (пп.26 п.1 ст.264 НК РФ).

По завершении ревизии справочника Нематериальные активы можно приступать к инвентаризации НМА.

Инвентаризацию объектов права следует проводить по каждому ответственному лицу, указав его в шапке документа Инвентаризация НМА
По кнопке Заполнить табличная часть документа на закладке Объекты учета заполняется объектами прав, отраженных в учете и закрепленных за выбранным ответственным лицом. При первой инвентаризации с использованием документа Инвентаризация НМА в табличную часть документа попадают объекты, права на которые по данным из карточки НМА действуют на дату инвентаризации.

В графе Вид объекта указываются значения видов объектов права, которые могут принимать значения «НМА», «Малоценный НМА» или «Прочий объект права».

Объекты с видом «НМА» учитываются на счете 04 «Нематериальные активы». Объекты с видом «Малоценный НМА» или «Прочий объект права» могут учитываться на счете 76.18 «Приобретение прав на использование результатов интеллектуальной деятельности», а если их стоимость уже списана – в новом регистре сведений Результаты интеллектуальной деятельности.

Значения видов объектов права программа определяет автоматически, но при необходимости их можно изменить.

При последующих инвентаризациях в табличную часть документа будут включаться:

• объекты, наличие которых было подтверждено прошлой инвентаризацией и которые не выбыли с момента прошлой инвентаризации;

• новые объекты с неистекшим сроком использования, учтенные документами Принятие к учету НМА и Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции Права.

Таким образом, сведения об объектах с видом НМА включаются в документы инвентаризации, пока объект не будет списан с учета, об объектах с другими видами – пока не истечет срок их использования.

При заполнении документа Инвентаризация НМА всегда проверяется фактическое использование объектов права. Для такой проверки служат графы По факту и По учету. При автоматическом заполнении табличной части флаги в указанных графах устанавливаются по умолчанию для всех объектов. По объектам с видом «НМА» флаг По учету снять невозможно.

В графе Стоимость отражается первоначальная стоимость НМА и других объектов права, которую программа может определить автоматически. Если организация желает вести стоимостной учет объектов права, стоимость которых списана в прошлых периодах и не может быть определена программой, то соответствующее поле Стоимость следует заполнить вручную.

При проведении документа Инвентаризация НМА никаких бухгалтерских проводок не формируется. При этом для объектов права, не являющихся НМА, вводятся записи в регистр сведений Результаты интеллектуальной деятельности, где отражается наименование объекта права, дата окончания его использования и стоимость.

Списание объектов права на основании инвентаризации

Если в результате инвентаризации наличие какого-либо объекта права не подтверждено, то для него следует отключить флаг По факту.

При этом для объектов с видом «НМА» в графе Отражение результатов инвентаризации выводится ссылка Создать списание. По указанной ссылке открывается уже заполненный документ Списание НМА. При проведении документа Списание НМА ссылка на него выводится в графе Отражение результатов инвентаризации.

Для объектов с видом «Малоценный НМА» и «Прочий объект права» при отключении флага По факту никаких дополнительных документов вводить не требуется. При проведении документа Инвентаризация НМА для указанных объектов вводятся записи в регистр сведений Результаты интеллектуальной деятельности, где в качестве значения реквизита Дата окончания использования устанавливается дата проведения инвентаризации. То есть, в учете отражается тот факт, что с этого момента у организации нет права на данный объект или он больше не используется. Таким способом можно убирать старые программы (лицензии).

Принятие к учету объектов права на основании инвентаризации

Если в результате инвентаризации обнаружены неучтенные объекты права, то их следует добавить по одноименной кнопке. Для добавленных объектов с видом «НМА» в графе Отражение результатов инвентаризации выводится ссылка Создать принятие к учету. По указанной ссылке открывается новый документ Принятие к учету НМА с новым видом операции Принятие к учету на основании инвентаризации.

В документе принятия к учету НМА следует заполнить все необходимые реквизиты, в том числе указать стоимость для целей бухгалтерского и налогового учета.

Порядок учета НМА, выявленных при инвентаризации, ни ФСБУ 14/2022, ни НК РФ не предусмотрен!!!

Руководствуясь пп.«а» п.28 Положений по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н, а также инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н, для целей бухгалтерского учета такие НМА можно учитывать по рыночной стоимости.

В налоговом учете по общему правилу стоимость излишков материалов, товаров, иных материальных ценностей и нематериальных активов определяется по рыночным ценам такого имущества (без НДС) и учитывается в составе внереализационных доходов (п.20 ст.250, п.п.5, 6 ст.274 НК РФ). При этом доходы в виде имущественных прав на РИД, выявленных в ходе инвентаризации, не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций за периоды (пп.3.6 п.1 ст.251 НК РФ):

• с 01.01.2018 по 31.12.2019;

•  с 01.01.2022 по 31.12.2024 (по 31.12.2026 – для лиц, включенных на 01.01.2022 в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства).

Согласно письма Минфина России от 28.08.2020 №03-03-06/1/75787, от 18.12.2019 №03-03-06/1/99180, налоговая стоимость НМА, выявленного в ходе инвентаризации, признается равной нулю, поскольку у налогоплательщика отсутствуют расходы на приобретение (создание) данного нематериального актива.

При проведении документа Принятие к учету НМА ссылка на него выводится в графе Отражение результатов инвентаризации.

Для добавленных объектов с видом «Малоценный НМА» и «Прочий объект права» никаких дополнительных документов вводить не требуется – достаточно заполнить карточку НМА. При проведении документа Инвентаризация НМА для указанных объектов вводятся записи в регистр сведений Результаты интеллектуальной деятельности.

Пересмотр элементов амортизации НМА

Если меняются условия использования прав, то с помощью документа Инвентаризация НМА можно пересмотреть элементы амортизации НМА – срок полезного использования, ликвидационную стоимость и способ начисления амортизации. Для объектов прав, не относящихся к НМА, можно пересмотреть СПИ. С этой целью в шапке документа следует установить флаг Элементы амортизации. При этом в командной панели на закладке Объекты учета появляется тумблер Все/На особом контроле, а в табличной части выводятся графы Элементы амортизации/Срок использования и Комментарий.

Для пересмотра элементов амортизации объекта права достаточно кликнуть по соответствующей ссылке в поле Элементы амортизации/Срок использования. Для объекта с видом НМА можно указать новые значения элементов амортизации.

Для объекта с иным видом можно указать новый срок полезного использования.

Сохраненные изменения элементов амортизации (срока использования) помечаются в одноименной графе значком с изображением карандаша. Любую другую дополнительную информацию, связанную с пересмотром учета объектов права, можно указать в графе Комментарий.

При пересмотре элементов амортизации некоторые объекты права требуют особого внимания, например:

• НМА с неопределенным СПИ. Организация должна проверять такие объекты на возможность определения срока полезного использования ежегодно в конце отчетного периода, а также при наступлении фактов, свидетельствующих о появлении такой возможности (п.33 ФСБУ 14/2022);

• объекты права, срок полезного использования которых истекает в ближайшее время, и др.

Для анализа таких объектов следует переключить тумблер в положение На особом контроле.

При этом в списке объектов учета устанавливается отбор по объектам, которые подлежат особому контролю. Настройка критериев контроля доступна в одноименной форме, которая доступна по ссылке Настройка контроля.

При проведении документа Инвентаризация НМА, в котором было отражено изменение элементов амортизации НМА, вводятся записи в регистр сведений Элементы амортизации НМА (бухгалтерский учет). Новые элементы амортизации будут учитываться при последующих начислениях амортизации НМА.

Для объектов права, не являющихся НМА, изменение срока использования фиксируется в регистре сведений Результаты интеллектуальной деятельности.

Документы, подтверждающие наличие прав

С помощью документа Инвентаризация НМА для каждого объекта права можно подобрать документы, подтверждающие наличие у организации указанных прав. С этой целью в шапке документа следует установить флаг Документы затрат. При этом в табличной части на закладке Объекты учета выводится графа Документы затрат.

В графе Документы затрат отражаются ссылки на документы, на основании которых сформирована стоимость объекта и которые программа смогла подобрать автоматически. Если документы не подобраны, отражается ссылка Выберите документы.

По ссылке, указанной в поле Документы затрат, выполняется переход в форму Выбор документов затрат. Здесь можно просмотреть документы, подобранные автоматически, либо подобрать такие документы самостоятельно, используя механизм подбора. Если объект права создан собственными силами организации, то следует указать документы, которые подтверждают, что организация действительно создавала этот объект самостоятельно.

Если документов окажется много, их можно описать в поле Комментарий без указания ссылок на конкретные документы.

Оформление проведения инвентаризации

Для документального оформления проведения инвентаризации служат закладки Проведение инвентаризации и Инвентаризационная комиссия. На закладке Проведение инвентаризации следует указать сроки проведения инвентаризации, документ, утверждающий проведение инвентаризации НМА, и причину ее проведения.

На закладке Инвентаризационная комиссия по кнопке Добавить следует указать членов инвентаризационной комиссии и председателя, выбрав их из справочника Физические лица. Для председателя комиссии в поле Председатель следует установить флаг.

Печатные формы

В документе Инвентаризация НМА по кнопке Печать доступны следующие печатные формы:

• Ведомость прав на результаты интеллектуальной деятельности. Такой документ формируется по объектам права с видами Малоценный НМА или Прочий объект права;

• Инвентаризационная опись нематериальных активов (ИНВ-1а). Такой документ формируется по НМА, учитываемым на счете 04 «Нематериальные активы»;

• Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22);

• Сличительная ведомость (ИНВ-18). Если отклонения при инвентаризации не выявлены, сличительная ведомость не формируется.

 Унифицированные формы ИНВ-1а, ИНВ-22 и ИНВ-18 не обязательны к применению, но могут использоваться для ведения бухучета (Информация Минфина России №ПЗ-10/2012).

Контроль наличия и движения объектов, не учитываемых в качестве НМА

Согласно ФСБУ 14/2022, организация должна обеспечить надлежащий контроль (в том числе с использованием забалансового учета) наличия и движения следующих объектов права:

• характеризующихся признаками НМА, но имеющих стоимость за единицу ниже лимита, установленного организацией – малоценных НМА (п.7 ФСБУ 14/2022);

• не характеризующихся признаками НМА результатов интеллектуальной деятельности, средств индивидуализации, в отношении которых у организации имеются исключительные права, права в соответствии с лицензионными договорами либо иными документами, подтверждающими существование права на них (п.9 ФСБУ 14/2022).

Документ Инвентаризация НМА в полной мере обеспечивает такой контроль. При этом наличие и движение объектов права учитываются в регистре сведений Результаты интеллектуальной деятельности, а не на забалансовом счете. Такое использование регистра сведений вместо забалансового счета имеет ряд преимуществ:

• не требует движений вида Приход/Расход, право считается недействующим по окончании срока его действия и неиспользуемым – по окончании срока использования;

• в большей степени подходит для учета объектов права с количественной оценкой, стоимость которых списана в прошлых периодах.

По данным регистра сведений Результаты интеллектуальной деятельности формируется отчет Ведомость прав на результаты интеллектуальной деятельности, который в полной мере соответствует требованиям ФСБУ 14/2022.