Обязательное применение ЭПД и электронных транспортных накладных с 1 сентября 2026

Это правило касается всех участников перевозки (отправитель, получатель, перевозчик, экспедитор). Случаи, когда документы можно составлять на бумажных носителях, определит Минтранс России. Электронный формат документов утвердит ФНС России по согласованию с Минтрансом России.

Чтобы начать работать с электронными транспортными накладными (ЭТрН), компании нужно подключиться к государственной системе ГИС ЭПД. Это единая онлайн-площадка, где все участники перевозок (отправители, перевозчики, получатели) и контролеры обмениваются документами.

Работа с ЭТрН состоит из двух шагов: 

1. Подключение к ГИС ЭПД через оператора

2. Техническая настройка учетной программы (например, 1С).

Шаг 2. Настройка в 1С
В программе нужно отдельно подключить сервис «1С-ЭПД». Если у вас уже работает обычный ЭДО (1С-ЭДО), достаточно просто включить эту настройку — и можно создавать электронные накладные.

В сервисе 1С-ЭПД поддержана работа со всеми утвержденными форматами электронных перевозочных документов для автотранспорта:

• электронным путевым листом;

• электронной транспортной накладной;

• электронной сопроводительной ведомостью;

• электронным заказ – нарядом;

• электронным заказом (заявкой);

• электронным договором фрахтования.

Все операции по созданию документов, их подписанию, обмену, внесению корректировок и дополнительной информации выполняются в программах 1С без переключения в другие программы и без дополнительных обработок. Инструменты для работы с ЭПД являются частью программ 1С, что сделает переход на электронный документооборот для пользователей 1С комфортным и удобным.

Для работы с электронными перевозочными документами в программах 1С, нужно:

• подключиться к системе электронных перевозочных документов и настроить электронный документооборот в программе 1С;

• оформить квалифицированные электронные подписи сотрудникам;

• договориться с другими участниками перевозок об обмене электронными перевозочными документами. Для этого отправить контрагентам приглашение к обмену через сервис;

• обеспечить сотрудников, которые будут участвовать в перевозке, смартфонами или планшетами, подключенными к интернету, чтобы они могли работать с электронными перевозочными документами.

Для настройки обмена ЭПД перейдите в раздел Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки ЭДО. В форме Настройки ЭДО на вкладке Настройки отправки дважды нажмите на строку с нужным контрагентом.

В открывшемся окне Настройки отправки документов проверьте наличие флажка в строках:

• Электронные заказ-наряды;
• Электронные сопроводительные ведомости;
• Электронные транспортные накладные.

1. Грузоотправитель (создает документ)

• Зайдите в список «Электронные транспортные накладные» → кнопка «Создать».

• Заполните все обязательные поля (они выделены). Незаполненные поля не дадут отправить файл — программа проверит формат и выдаст ошибку.

• Нажмите «Отправить». Файл подписывается УКЭП и уходит:

  • перевозчику (через его оператора);

  • в ГИС ЭПД.

2. Перевозчик (подтверждает прием груза)

• Получает файл от грузоотправителя.

• Формирует ответный файл о приеме груза, подписывает своей УКЭП.

• Отправляет его грузоотправителю и грузополучателю (и в ГИС).

• Если нужно: в этом же окне можно создать файлы о замене водителя/машины или переадресовке.

3. Грузополучатель (подтверждает получение)

• На основании двух файлов (отправителя и перевозчика) создает файл о приемке груза, ставит отметку о полной/неполной выгрузке.

• Подписывает УКЭП и отправляет перевозчику (и в ГИС).

4. Закрытие документа

• Перевозчик, получив файл грузополучателя, формирует последний файл — о выдаче груза.

• Подписывает УКЭП и рассылает всем сторонам.

• Готово: в информационной ленте у всех участников загораются все этапы.