Учет персональных данных

В программе 1С: Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 3.1.31

1С: ЗУП КОРП редакция 3.1.31

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 версии КОРП отражается большой поток личных персональных данных как сотрудников организации, так и приходящих кандидатов.

Для хранения, обработки и уничтожения персональных данных в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 версии КОРП реализована Подсистема защиты персональных данных (ПДн) в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».

Подсистема защиты персональных данных представляет собой определенный определенный процесс, который включает следующие элементы:

Учет персональных данных позволяет оформить документы в программе - «Согласие на обработку ПДн» и «Отзыв согласия на обработку ПДн».

Эти документы расположены в журнале учета и отзыва согласий на обработку ПДн в разделе Кадрового учета.

В журнале по команде «Создать» выбирается один из типов документов.

При создании «Согласия» необходимо заполнить Организацию, ответственного сотрудника за работу с персональными данными и ФИО субъекта персональных данных.

По кнопке «Печать» доступны два варианта печатной формы согласия:

При оформлении «Отзыва согласия» заполняется Организация, ФИО ответственного сотрудника за работу с ПДн и ФИО субъекта.

Персональные данные сотрудника отображаются в карточке физического лица, а кандидата — в карточке кандидата.

1С:ЗУП КОРП автоматически рассчитывает срок хранения персональных данных субъектов. Удалить персональные данные до того, как завершится срок их хранения, программа не позволит.

В соответствии с текущим Законодательством, удаляют персональные данные:

● Сотрудников — через 5 лет после увольнения или налогового периода, в котором были доходы:

● Кандидатов, не ставших сотрудниками - по истечении срока согласия на обработку ПДн, при отсутствии согласия, в случае отзыва согласия.

В разделах «Кадры» и «Подбор персонала» есть помощник «Уничтожение персональных данных», который предназначен для: контроля сроков хранения ПДн и удаления ПДн.

Однако, чтобы этот помощник стал доступен, необходимо его активировать в Настройках пользователей и прав.

Установить флажок «Уничтожать персональные данные»

После настройки обработка появится в меню раздела группе «Сервис».

В окне обработки отражаются согласия по срокам уничтожения. При помощи обработки формируются «Акты об уничтожении персональных данных» по команде «Создать акты».

Требуется указать одну из причин уничтожения: окончание срока хранения, окончание срока хранения для последующей обработки, по заявлению физического лица, в связи с передачей в архив.

Также выбрать способ уничтожения — стирание данных с носителя информации или уничтожения носителя информации.

Далее выполнить команду «Продолжить».

В результате будет создан Акт об уничтожении персональных данных.

По кнопке «Печать» можно сформировать печатную форму Акта:

В каждом акте хранится список уничтоженных ПДн субъекта. ПДн субъектов уничтожаются с сохранением количественных показателей учета.

Карточка физического лица будет выглядеть следующим образом:

Распознавание субъекта после уничтожения его персональных данных. При вводе ФИО человека, чьи данные хранились в программе, и были уничтожены, программа производит поиск похожих кандидатов или сотрудников, показывает историю взаимодействия компании с ними. Если субъект был кандидатом или сотрудником, пользователь подтверждает это и вносит актуальные персональные данные в систему.

Поиск работает при вводе данных о кандидате или новом сотруднике.

Программа выдаст сообщение: «Данные этого человека находятся в архиве физических лиц. Персональные данные уничтожены, но вы можете проверить, является ли этот человек тем, кто нужен. Для этого можно по команде «Проверить» ввести телефон, СНИЛС, ИНН и др. Если у человека в архиве были в точности такие же данные, система сможет идентифицировать его».

В программном продукте «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 версии КОРП автоматизирована работа специалиста, ответственного за работу с персональными данными. Из удобств хотелось бы отметить автоматическое формирование печатных форм согласия, акта об уничтожении ПДн, что позволяет обеспечивать унифицированный учет документов.