Обмен электронными актами о приеме-передаче объектов нефинансовых активов

В программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0.66

1С: БГУ редакция 2.0.66

Унифицированная форма электронного документа «Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448)» и Методические указания по ее формированию и применению утверждены приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н в редакции от 28.06.2022 № 100.

Согласно пункту 64.1 Методических указаний, «Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448)», применяется организациями бюджетной сферы в целях безвозмездной передачи (поступления) объектов нефинансовых активов, капитальных вложений, в том числе при централизованном снабжении,  при передаче имущества в государственную (муниципальную) казну, при изъятии органом, осуществляющим полномочия собственника государственного (муниципального) имущества, объектов нефинансовых активов:

• разделы 1-3 Акта о приеме-передаче (ф. 0510448) формируются ответственным лицом передающей стороны и подписываются простой ЭП (п. 64.1 Методических указаний).

• раздел 4 «Сведения о принятых объектах нефинансовых активов» формируется принимающей стороной (п. 64.6 Методических указаний).

К Акту приема-передачи (ф. 0510448) в обязательном порядке прилагаются следующие подтверждающие документы (п. 64.7 Методических указаний):

• выписка из реестра имущества об объекте (группе объектов) имущества, по которым ведется реестр имущества;

• выписка из Единого Государственного Недвижимости (ЕГРН);

• копии инвентарных карточек;

• копии карточек капитальных вложений при передаче объектов незавершенного строительства.

Акт о приеме-передаче (ф. 0510448) подписывается принимающей стороной, членами Комиссии простой ЭП, председателем Комиссии — ЭЦП.

Акт о приеме-передаче (ф. 0510448) утверждается руководителями учреждений (уполномоченными лицами) отправителя и получателя с применением ЭЦП.

Нормативное регулирование составления и подписания Акта приема-передачи осуществляется документом Письмо Минфина РФ от 01.04.2024 №02-06-06/29423 «Методические рекомендации по реализации электронного документооборота». В данном письме содержатся:

• Бизнес-процесс документа «Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448)», описывающий обмен бумажными и электронными документами между Отправителем и Получателем НФА;

• Примеры заполнения документа «Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448)»;

• Описание формирования документа «Акт о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448)».

Подразумевается, что все участники обмена подписывают документы в электронном виде. В Письме Минфина указано, что если по каким-то причинам один из подписантов не имеет возможности подписания в электронном виде, необходимо составить скан-копию документа на бумажном носителе с отметками электронных подписей других участников.

---

Чтобы начать обмениваться электронными формами документов, необходимо применение в базе настройки использования внутреннего ЭДО и иметь действующие усиленные подписи (ЭЦП). Открыть данную настройку возможно в разделе «Администрирование» - Настройка параметров учета:

В настройках параметров учета перейти на закладку «Документы и отчеты» - раскрыть настройки внутреннего электронного документооборота, установить флажок «Использовать внутренние электронные документы».

Настроить маршрут подписания Акта о приеме-передаче объектов НФА (ф. 0510448) согласно письму Минфина по гиперссылке «Маршруты подписания».

По маршруту видно, что пользователь «Администратор» будет ответственным за составление документа, и подписывает его простой подписью.

Следующий по маршруту пользователь «Руководитель» подтверждает выбытие с учета в результате передачи путем подписания усиленной подписью.

Ответственный работник склада производит отпуск материальных ценностей и также подтверждает усиленной подписью.

Далее необходимо привязать настроенный маршрут к формам первичных документов. Например, в учреждении могут передаваться как материальные запасы, так и основные средства, поэтому маршрут подписания необходимо привязать как к документу «Накладная на отпуск материалов на сторону», так и  к документу «Передача объекта ОС, НМА, НПА».

Привязка маршрута подписания к первичному документу производится в настройках внутреннего ЭДО по гиперссылке «Настройки внутреннего ЭДО».

Настройки внутреннего ЭДО привязываются к определенной организации. В окне настройки из общего перечня документов необходимо выбрать (отметить галочкой) документы «Накладная на отпуск материалов на сторону» или «Передача объекта ОС, НМА, НПА», в этих документах раскрыть список доступных печатных форм, их также отметить галочками, и выбрать ранее настроенный маршрут подписания из списка.

Настройка для документа «Накладная на отпуск материалов на сторону»:

Настройка для документа «Передача объекта ОС, НМА, НПА»:

Кроме того, если при безвозмездной передаче объектов основных средств предполагается приложение форм инвентарных карточек объектов основных средств, их можно передать в качестве электронных документов. Для этого также необходимо настроить маршрут подписания электронного документа Инвентарной карточки объекта НФА и привязать его к форме первичного документа.

Также в Прочих настройках ЭДО рекомендуется установить параметры:

• Запрет редактирования форм документов после начала подписания — форма документа со статусом внутреннего ЭДО, отличным от «Не начат», открывается только для просмотра;

• Перед подписанием проверять наличие ключа ПЭП в реестре — подписание внутреннего электронного документа простой электронной подписью может быть выполнено только при наличии ключа простой электронной подписи в реестре выданных ключей.

Аналогичные настройки должны быть установлены в базе принимающего учреждения. На рисунке приведен пример настройки маршрута подписания Акта о приеме-передаче объектов НФА (ф. 0510448) для принимающего учреждения согласно письму Минфина.
 

При соотнесении маршрутов подписания и первичных документов программы, следует выбирать «Ответный Акт о приеме-передаче НФА (ф. 0510448) (61н, ред. 100н)».

Для поступления материалов:

Для поступления основных средств:
 

Рассмотрим составление документов по этапам, которые были обозначены на рисунке ранее.

Оформление документа передачи объекта НФА. В рассматриваемом примере учреждение-отправитель безвозмездно передает другому бюджетному учреждению объекты основных средств.

Для передачи объектов основных средств необходимо оформить документ «Передача объектов ОС, НМА, НПА» (раздел «ОС, НМА, НПА» - группа «Выбытие»).

Помимо заполнения основных реквизитов, обязательно следует выбрать форму первичного документа - «Акт о приеме-передаче НФА (ф. 0510448) (61н, ред. 100н)», указать наименование контрагента-получателя. Контрагент-получатель должен быть участником внешнего обмена ЭДО.
На вкладке указываются объекты основных средств, подлежащие передаче, подбираются из справочника основных средств по команде «Подбор».
 

! Обращаем внимание, что при заполненных данных кадастрового учета для объектов недвижимости, и информации об инвентарном объекте, эти сведения также подлежат обмену в процессе ЭДО.

Для объектов движимого имущества, например, транспортных средств, могут заполняться данные ЕГРН и сведения паспорта транспортного средства, которые участвуют в процессе обмена ЭДО.

Так, согласно Приказа №61н, к Акту приема-передачи (ф. 0510448) в обязательном порядке прилагаются следующие подтверждающие документы:

• выписка из реестра имущества об объекте (группе объектов) имущества, по которым ведется реестр имущества;

• выписка из Единого Государственного Реестра Недвижимости (ЕГРН);

• копии инвентарных карточек;

• копии карточек капитальных вложений при передаче объектов незавершенного строительства.

Перечисленные документы в качестве приложений возможно присоединить по гиперссылке на закладке дополнительно:

Загрузка документов доступна из папки на компьютере произвольного файла, или электронных документов, которые хранятся в информационной базе (присоединенные к документу файлы ранее и (или) инвентарные карточки из внутреннего ЭДО).

Предварительно инвентарные карточки должны быть сформированы и подписаны ответственным исполнителем во внутреннем ЭДО.

Согласно Приказа 61н, комиссионное подписание Акта о приеме-передаче по форме 0510448 со стороны отправителя НФА не предусмотрено. Поэтому, закладка «Комиссия» в документе не заполняется.

Типовая операция на закладке «Бухгалтерская операция» указывается только после того, как в учреждение поступила информация о том, что переданные объекты НФА поставлены на учет в учреждении-получателе.

Формирование электронного документа внутреннего ЭДО и запуск процесса подписания.

Для этого следует на форме документа нажать кнопку «Внутр. ЭДО» (расположена в командной панели документа). По этой кнопке доступны команды «Просмотреть электронный документ» и «Электронные документы на подпись».


По команде просмотра электронного документа открывается форма электронного документа Акта о приеме-передаче по форме 0510448. Процесс подписания документа осуществляется согласно заданного маршрута подписания, который можно увидеть на закладке «Подписи».
 

Для запуска процесса подписания электронного документа на командной панели необходимо нажать кнопку «Подписать», в окне реквизитов электронной подписи ввести пароль пользователя при использовании простой подписи, так как ответственное лицо за составление согласно маршрута подписания, использует простую подпись, и в окне настройки снова нажать желтую кнопку «Подписать».
 
При входе в программу по пользователем руководителя в разделе «Документы внутреннего ЭДО на подпись» начальной страницы отобразится составленный Акт о приеме-передаче.


Руководитель должен открыть документ, просмотреть и проверить его. Для руководителя также доступны другие действия, такие как «Отказаться от подписания» - если документ оформлен неправильно, тогда он должен вернуться назад ответственному исполнителю на исправление, «Аннулировать» - впоследствии отказа от подписания или отмены операции.


В рассматриваемом примере документ составлен корректно, руководитель его подписывает по команде «Подписать» при помощи электронного ключа, пароль вводить в данном случае не требуется.


После подписания руководителем документ уходит далее по маршруту к лицу, ответственному за отпуск материальных ценностей — это сотрудник склада.

Работник склада аналогично просматривает, проверяет и подписывает электронный документ по команде «Подписать».


Процесс подписания документа завершен. На форме видно, что обновился статус документа, а внизу отображаются оттиски электронных подписей ответственных лиц.


Для регистрации электронного документа для обмена по внешнему ЭДО, необходимо из документа «Передача объектов ОС, НМА, НПА» создать на основании документ «Исходящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА».



Это непосредственно документ, необходимый для отправки по внешнему ЭДО, содержащий ссылку на документ информационной базы. Для подписания документа необходимо нажать клавишу «ЭДО» и выбрать «Просмотреть электронный документ».


 Программа выдаст предупреждение о проведении документа. Отвечаем утвердительно.


Выполняем команду «Подписать и отправить», подписание выполняется усиленной подписью.


 После подписания изменился статус электронного документа, а на форме появился оттиск об отправке.


Также электронный документ отображается в рабочем месте ЭДО (раздел «Органайзер» - группа «Электронные документы»).


В окне рабочего места в графе «Состояние ЭДО» отображается статус документа.

Статус внутри формы документа.



 Учет у получателя НФА. Для просмотра входящего электронного документа Учреждение-получатель материальных ценностей переходит на рабочий стол документов ЭДО (раздел «Органайзер» - группа «Электронные документы» - Текущие дела ЭДО). Загрузка входящих документов осуществляется по команде «Отправить и получить».


Загрузить электронные документы возможно только по сертификату ЭЦП.
Результат загрузки документов. При загрузке в информационной базе был автоматически создан документ «Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА». Обратите внимание, что номер входящего документа и номер автоматически созданного в базе учреждения получателя могут отличаться.


После получения входящего документа необходимо известить отправителя о получении документа.
У получателя возможны несколько сценариев действий:

• Подписать и отправить;
• Отклонить;
• Другие действия.

 Выберем «Подписать и отправить». Для подписания требуется сертификат усиленной ЭЦП.



Статус документа изменился. Получателю было отправлено Извещение о получении электронного документа.


В базе учреждения-отправителя в рабочем месте электронных документов («Текущие дела ЭДО») необходимо актуализировать данные по команде «Отправить и получить».
 Наш документ успешно обновил статус и перешел из раздела «На контроле» в раздел «Ознакомиться».

Если учреждению-получателю доставлены все ценности и оно подтверждает, что эти ценности будут приниматься в бухгалтерском учете, то необходимо отразить в учете «Входящий электронный документ».


Открыть названный документ можно из электронного документа ЭДО по гиперссылке:


или в разделе «Учет и отчетность» - группа «Расчеты» - Внутриведомственные, межведомственные, межбюджетные расчеты:



Искомый документ отображен в журнале.



Электронный документ содержит закладки «Общие сведения» и «Переданные НФА». На первой отображаются прикрепленные файлы-приложения, которые можно просмотреть, на второй — информация о передаваемых ценностях.



Данные, которые заполнены в колонке «У получателя», будут использованы при автоматическом создании карточек инвентарных объектов в информационной базе учреждения-получателя со всей текстовой информацией, которая была заполнена в базе учреждения-отправителя.



Это сведения о кратком и полном наименовании, вид и тип НФА, ОКОФ, амортизационная группа и др.



Документ «Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА» служит «связующим звеном» внешнего ЭДО. Соответственно, он не формирует движений бухгалтерского учета и бухгалтерских записей. Чтобы отразить операцию в бухгалтерском учете, необходимо создать на основании входящего документа «Принятие к учету ОС, НМА, НПА».



Автоматически в документе заполнятся вид поступления, вид имущества, реквизиты документа-основания и др.
Созданный документ останется дополнить недостающими реквизитами



Заполнение закладки «Основные средства, НМА, НПА». При переходе на эту закладку необходимо в первую очередь нажать кнопку «Заполнить по эл. Акту ф. 0510448». Это необходимо для того, чтобы в автоматическом режиме сформировать инвентарные номера объектов НФА, идентичные в базе-отправителе, загрузить сведения об инвентарных объектах, сведения кадастрового учета и данные транспортных средств.
  
 
 

Далее табличная часть заполняется в обычном режиме: необходимо указать признак ввода в эксплуатацию (если происходит одновременно с поступлением ценностей), настроить параметры амортизации объектов, формирование инвентарных карточек.

В учреждении-получателе в документе принятия к учету обязательно выбирается постоянно действующая комиссия, так как принятие к учету объектов НФА производится в комиссионном порядке.

На данном моменте составление документа прерывается, его необходимо записать. Бухгалтерская операция не указывается.

Запускается процесс подписания документа по внутреннему ЭДО согласно заданного маршрута подписания. По команде «Внутр. ЭДО» выбираем «Просмотреть электронный документ».

По данной команде будет сформирован электронный документ «Ответный Акт о приеме-передаче НФА (ф. 0510448)».
На закладке «Подписи» можно увидеть маршрут подписания документа, ответственных за подписание и виды подписи.


Ответственное лицо, которое имеет доступ к документам ЭДО, может только подготовить документ, но не подписать. Для подписания необходимо записать сформированный документ, у него измениться состояние на «Требует подписания».



Этот документ должен появиться в рабочем месте сотрудника, ответственного за приемку материальных ценностей.

Происходит процесс подписания документа согласно маршрута. Сотрудник, принимающий материальные ценности:



На данном этапе форма Акта должна быть полностью заполнена.



Далее по маршруту подписывает ответственный член комиссии.
Если членов комиссии несколько, необходима подпись каждого.

Оттиски подписей в документе.



После подписания ответного акта, необходимо известить отправителя о том, что документ полностью подписан, ценности приняты, все подготовлено для отражения в бухгалтерском учете. Это необходимо для того, чтобы согласно бизнес-процессу Минфина РФ, учреждение-отправитель тоже отразил в бухгалтерском учете передачу материальных ценностей. Для этого необходимо на основании созданного документа Принятия к учету ОС создать документ «Исходящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА».



Это непосредственно документ внешнего ЭДО. По команде «ЭДО» откроется печатная форма электронного документа для подписания.



Открытый документ необходимо подписать с помощью усиленной подписи и отправить по внешнему ЭДО.



В информационной базе отправителя в рабочем месте ЭДО отобразится входящий электронный документ в разделах «Отразить в учете» и «Подписать». 

Сначала подписываем и отправляем документ.



Следующий шаг — это отражение в бухгалтерском учете выбытия материальных ценностей. Для этого проводится документ внешнего ЭДО «Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА».



Далее открываем документ передачи объектов ОС, НМА, НПА, в форме документа переходим на закладку «Бухгалтерская операция» и выбираем типовую операцию.



После указания типовой операции необходимо провести документ. Подписанный акт с двух сторон можно открыть в документе внешнего ЭДО в информационной базе учреждения-отправителя «Исходящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА» по кнопке «Печать».



Оттиски электронных подписей будут располагаться в разных сторонах документа — с левой стороны отправитель, с правой — получатель.



В информационной базе учреждения-получателя в рабочем месте ЭДО документ будет отражаться в разделе «Ознакомиться».



Далее открыть «Входящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА» и провести его.



Документы к отражению в учете обновятся автоматически.
У получающей стороны подписанный с двух сторон акт расположен в разделе «Учет и отчетность» - группа «Расчеты» - Внутриведомственные, межведомственные, межбюджетные расчеты, открыть документ «Исходящий электронный акт о приеме-передаче объектов НФА»



В документе также обратиться по команде «Печать».


Аналогичный подписанный документ как у передающей стороны.


Отражение в бухгалтерском учете у принимающей стороны принятых материальных ценностей. Необходимо зайти в документ «Принятие к учету ОС, НМА, НПА», на закладке «Бухгалтерская операция» выбрать соответствующую типовую операцию, заполнить реквизиты и провести документ.



Таким образом происходит обмен электронными документами при безвозмездной передаче материальных ценностей между двумя учреждениями.