Настройка шаблона ввода инвентарных номеров и инвентарных карточек основных средств

В программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0.96

1С: БГУ редакция 2.0.96

Инвентарный номер объекта основного средства и номер инвентарной карточки — это разные категории бухгалтерского учета.

Инвентарный номер – это индивидуальный номер, который присваивается объекту основных средств для организации бухучета и обеспечения контроля за его сохранностью. А номер инвентарной карточки — это порядковый номер карточки инвентарного объекта. Как правило, эти номера могут не зависеть друг от друга, или полностью совпадать.

Уникальные инвентарные номера и номера инвентарных карточек присваиваются каждому объекту основных средств (кроме объектов стоимостью до 10 000 руб., для малоценных объектов инвентарная карточка не открывается, включительно и объектов библиотечного фонда независимо от их стоимости), объекту нематериальных, непроизведенных активов. Нормативные акты не содержат требований по формированию инвентарных номеров и номеров инвентарных карточек. Поэтому учреждение должно самостоятельно разработать их структуру с учетом специфики учреждения и утвердить в учетной политике.

Соответственно, на основании информации из учетной политики осуществляется настройка шаблонов автоматического формирования инвентарных номеров и номеров инвентарных карточек в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения редакции 2.0.

Названные настройки можно найти в разделе «Главное», затем необходимо открыть справочник «Организации». Открыть карточку необходимой организации двумя щелчками мыши для редактирования.

В карточке организации перейти по гиперссылке «Учетная политика»

На закладке «ОС, НМА, НПА» расположены настройки формирования инвентарных номеров и номеров инвентарных карточек основных средств.

Для автоматического формирования инвентарного номера предлагается два варианта настройки — Сквозная (1, 2, 3 и тд.) или по шаблону. Шаблон необходимо предварительно настроить. Открыть шаблон для редактирования можно по кнопке рядом с выбором:

Для примера настроим шаблон по фиксированным реквизитам. Это самый простой и наиболее распространенный вариант шаблона.

Технология настройки шаблона. В левой части расположены доступные реквизиты, из которых необходимо при помощи стрелок перетащить в структуру инвентарного номера. Для примера в нашем шаблоне будет следующая структура:

• Код финансового обеспечения (КФО);

• Код синтетического счета;

• Код аналитического счета;

• Номер амортизационной группы.

В столбце значений указывается, сколько символов имеет реквизит инвентарного номера.

Внизу формы задается длина порядкового номера, который программа будет вычислять автоматически (задается пользователем произвольно).

Длина всего номера будет складываться из длин фиксированных реквизитов и длины порядкового номера.

В дальнейшем при принятии основных средств к учету в помощнике будет отображаться ссылка на выбор шаблона формирования инвентарного номера.

Или в табличной части при создании инвентарного номера будет открываться обработка по его созданию на основании шаблона:

Номера инвентарных карточек предлагается нумеровать следующими способами:

• сквозная (1, 2, 3.....);

• номер карточки = инвентарный номер;

• по шаблону.

Шаблон номера инвентарной карточки настраивается аналогично инвентарного номера. Также можно сказать, что он подтягивается из одного справочника «Шаблон номеров НФА».

Для упрощения учета рекомендуется выбирать второй вариант настройки. Тогда номер инвентарной карточки будет заполняться равным инвентарному номеру. Так на основное средство инвентарная карточка в программе будет всегда открыта, потому как основное средство без инвентарного номера не может быть принято к учету и вводу в эксплуатацию. Без номера инвентарной карточки невозможно в программе открыть ее печатную форму.

Если по каким-то причинам у основных средств отсутствуют номера инвентарных карточек, в программе 1С существует встроенная обработка под названием «Управление номерами инвентарных карточек». Открыть ее можно в разделе Учетной политики, посвященном учету основных средств, или в разделе «Основные средства» (раздел «ОС, НМА, НПА → группа «Сервис»).

В форме обработки сначала устанавливается отбор объектов основных средств, которым необходимо присвоить номера карточек по нескольким критериям. Затем можно установить, каким способом пронумеровать карточки, независимо от того, какой указан в учетной политике. Обработкой можно заменить имеющиеся номера для единообразия.

По кнопке «Создать документ» будет создан документ «Изменение данных ОС, НМА и НПА», который формирует записи в регистр сведений «Номера инвентарных карточек»: