Отражение расчетов с подотчетными лицами по новым правилам

В программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0.96

1С: БГУ редакция 2.0.96

Начиная с 2023 года все без исключения учреждения государственного сектора обязаны использовать в своей системе учета внутренний электронный документооборот и применять в работе электронные первичные документы и регистры бухгалтерского учета.

Применение электронных документов основывается на нормативной базе:

• Приказ от 15 апреля 2021 г. №61н применяется с 01.01.2023 года, внутренний ЭДО при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственными (муниципальными) учреждениями.

• Приказ от 28 июня 2022г. №100н применяется при ведении бухгалтерского учета учреждений с 1 января 2024 года, либо ранее если это предусмотрено учетной политикой учреждения (единой учетной политикой при централизации учета). Приказ № 100н применяется с 1 января 2023 года Федеральным казначейством при ведении бюджетного учета в рамках переданных полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений.

• Приказ от 15 июня 2020г. №103н «О внесении изменений в приложения № 1 - 5 к приказу министерства финансов российской федерации от 30 марта 2015 г. 52Н «об утверждении форм первичных учетных документов». Электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, предусмотренные настоящим приказом, применяются субъектами учета согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 1 января 2021 года.

Таким образом, все учреждения государственной власти и субъектов Российской Федерации, а также подведомственные им территориальные органы, и другие организации, которые имеют дело с бюджетными средствами, должны выполнить внедрение внутреннего электронного документооборота для применения общих форм электронных бухгалтерских документов.

Одним из объектов учета, которого коснулись нововведения, являются расчеты с подотчетными лицами. И даже если в учреждении отсутствуют технические возможности для полной реализации электронного обмена документами, сохраняется обязанность их формирования и хранения на бумажных и иных носителях.

В настоящий момент большинство форм электронных первичных документом уже реализовано в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакции 2.0

Обновленный порядок отражения операций по учету расчетов с подотчетными лицами содержит несколько этапов, которые можно представить в таблице.

На основании данной схемы документооборота смоделируем следующую ситуацию. Сотруднику учреждения Баранову Федору Михайловичу необходимо выдать в подотчет сумму денежных средств на покупку маркированных конвертов на сумму 1250 рублей. Денежные средства будут перечисляться на личную «зарплатную» карту работника.

1. Принятие бюджетного обязательства. При создании можно придерживаться следующего порядка заполнения.

1) создать новый «договор» для контрагента-подотчетного лица в справочнике «Договоры и иные основания возникновения обязательств» (раздел «Планирование и санкционирование» - группа «Договоры и обязательства»). В поле «Вид договора» указать «Иное основание обязательств». В кратком содержании можно описать предмет подотчетной суммы.

2) Далее, не закрывая созданного договора, перейти по кнопке «Создать на основании», из раскрывающегося списка выбрать документ «Регистрация обязательств и сведений по договорам»:

При таком алгоритме часть реквизитов договора «переносится» в документ регистрации обязательств. Останется заполнить табличную часть документа.

На закладке «Бухгалтерская операция» должна быть выбрана бухгалтерская операция - «Регистрация обязательств», галочка «Бюджетные данные без детализации по КОСГУ» в бюджетном и автономном учреждениях не влияют, в казенном учреждении флажок необходимо снять.

Результат проведения документа:

2. Формирование документа «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо». Данный документ расположен в разделе «Денежные средства», группа «Расчеты с подотчетными лицами»:

Порядок заполнения документа схож с ранее действующим «Заявление на выдачу аванса». В шапке документа заполняются:

• ФИО подотчетного лица;

• Способ выдачи средств — выбирается один из предлагаемых вариантов — в наличной, безналичной форме, выдача денежных документов;

• Для безналичной формы требуется обязательное указание реквизитов расчетного счета;

• Дата документа;

• Организация;

• Подразделение;

• Реквизиты первичного документа-основания (наименование, номер, дата);

• Назначение аванса — краткое, в свободной форме.

В табличной части на закладке «Товары, работы, услуги» заполняется:

• Объект закупки — код ОКПД (Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности);

• Индивидуальная характеристика — в свободной форме;

• Единица измерения закупки;

• Количество;

• Сумма;

• Бюджетная классификация (КФО, КПС, КЭК);

• Финансовый год осуществления закупки;

• Дополнительная информация — при наличии, поле заполняется в свободной форме;

• Наличие объема ФО (финансового обеспечения) — значение выбирается из предложенного списка: да; нет, требуется внесение изменения в объем финансового обоснования; нет, отказано;

• Основание принятия обязательства — выбирается из справочника «Договоры и иные основания возникновения обязательств»;

• Указать «Раздел лицевого счета» для бухгалтерских записей по счетам санкционирования.

Закладка «Сведения о малой закупке»:

• поля «Объект, предмет закупки» и «Индивидуальная характеристика» заполняются из предыдущей закладки;

• Идентификационный код закупки — это код ИКЗ. ИКЗ указан в плане-графике закупок учреждения;

• Способ закупки — выбрать из предложенных вариантов (электронно или нет).

На закладке «Дополнительно» отображается информация о задолженности по ранее выданным авансам при их наличии, заполняется автоматически. Также указывается информация об ответственных лицах, работающих с документом.

На закладке «Бухгалтерская операция» доступна для выбора единственная типовая операция - «Принятие обязательств по выплате подотчетному лицу». Если сумма аванса выдается сотруднику, то флажок «Принять (бюджетные) обязательства» не устанавливается, в документе будет отражена только операция по принятию денежного обязательства. Принятое бюджетное обязательство необходимо отразить при помощи документа «Регистрация обязательств и сведений по договорам». Если сотрудник-подотчетное лицо сначала израсходовал собственные средства, а затем предоставил отчет, в этом случае необходимо установить данный флажок, провести документ, и удалить бухгалтерскую запись по принятию денежного обязательства при помощи режима ручного редактирования.

В рассматриваемом примере учреждение выдает денежные средства подотчет.

Результат проведения документа:

Данным документом сформировалась бухгалтерская запись по принятию денежного обязательства.

3. Выдача подотчетной суммы сотруднику учреждения. Проводится платежными документами. В нашем примере воспользуемся документом «Заявка на кассовый расход (сокращенная)». Документ расположен в разделе «Денежные средства» - группа «Банк (казначейство)» - журнал расчетно-платежных документов.

Но можно также воспользоваться механизмом «ввода на основании»

Часть реквизитов заполнилась автоматически, останется ввести назначение платежа и другие реквизиты, которые остались незаполненными.

На закладке «Бухгалтерская операция» следует выбрать операцию «Перечисление подотчетным лицам (208.00)»:

После проведения платежа по Казначейству, необходимо по гиперссылке в левом углу установить статус исполнения Заявки:

Результат проведения документа:

4. Представление отчета о расходовании средств от подотчетного лица. Оформляется новым документом «Отчет о расходах подотчетного лица». Открыть его можно в разделе «Денежные средства» - группа «Расчеты с подотчетными лицами».

И этот же документ можно создать на основании документа «Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо»:

Шапка документа заполнится реквизитами из «Заявки».

В табличную часть по кнопке «Добавить» добавляется платежный документ выдачи аванса из предложенных. Если документ оплаты проведен, но его не видно при подборе, то возможны ошибки в заполнении реквизитов.

Закладка «Товары, работы, услуги». Заполняется аналогично закладке в документе «Авансовый отчет». Реквизиты документа заполняются либо непосредственно в табличной части, если для операции не предусмотрено документа в 1С, либо берутся из приходного документа (например, Поступление МЗ).

В нашем примере подотчетное лицо приобретает маркированные конверты, которые признаются денежными документами, и подлежат учету в фондовой кассе на счете 201.35 «Денежные документы».

Для поступления маркированных конвертов в фондовую кассу необходимо оформить дополнительный документ «Приходный кассовый ордер (фондовый)». Найти этот документ можно в разделе «Денежные средства» - группа «Касса» - Касса организации.

В открывшемся окне необходимо перейти на закладку «Кассовые ордера (фондовые)». По кнопке «Создать» создать документ «Приходный кассовый ордер (фондовый)».

В документе необходимо заполнить:

• Подразделение;

• Дата документа;

• Корреспондирующий счет — 208.21 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

• сумма документа;

• целевое назначение;

• Контрагент — подотчетное лицо;

• Основание — договор (обязательство).

На закладке «Расшифровка» заполняется предмет закупки и бюджетная классификация.

На закладке «Бухгалтерская запись» следует указать типовую операцию - «Поступление денежных документов от подотчетного лица (208)», уточнить КПС для учета конвертов. Так как по Инструкции они признаются нефинансовыми активами (НФА), то и КПС должен быть вида КРБ с указанием раздела (подраздела).

Результат проведения документа:

Вернемся к документу «Отчет о расходах подотчетного лица». На закладке «Товары, работы, услуги» в табличной части отметим галочкой наличие приходного документа и по кнопке «Добавить» выберем ранее созданный документ «Приходный кассовый ордер (фондовый)».

На закладке «Дополнительно» указываются ФИО ответственных лиц за работу с документом.

Закладка «Денежные обязательства» заполнится автоматически, но на результат проведения документа влияния не оказывает.

На закладке «Бухгалтерская операция» следует выбрать типовую операцию «Расходы подотчетного лица»:

Документ не будет формировать бухгалтерских записей, поскольку они были отражены в приходном кассовом ордере фондовой кассы. Проведенный документ необходим для формирования печатной формы документа «Отчет о расходах подотчетного лица».

Данный пример демонстрирует обычный режим проведения документов без тонкостей процессов внутреннего электронного документооборота (ВЭДО). Для его настройки необходимо учитывать бизнес-процессы и маршруты подписания конкретного учреждения.