Расчетные листки — нормативное регулирование и формирование в 1С ЗКГУ (ЗУП)

Обязанность извещать работника в письменной форме о его заработной плате закреплена на законодательном уровне статьей 136 Трудового Кодекса Российской Федерации. Выдача расчетных листков — обязанность работодателя (письмо Минтруда России от 23.10.2018 №14-1/ООГ-8459).

Так, в статье 136 сказано, что при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

1. о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

2. о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

3. о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

4. об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Содержание расчетного листка

В расчетном листке должна содержаться информация:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;

• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;

• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;

• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Выплаты командировочных расходов (суточные, расходы по проезду) не относятся к выплатам заработной платы и поэтому в расчетный листок не включаются (письмо Минтруда России от 26.02.2016 №14-2/В-154).

Рекомендуется обеспечить наличие в расчетных листках информации об уплаченных работодателем страховых взносах (информационное письмо ПФР и Федерации независимых профсоюзов РФ от 28.12.2016 №АД-25-26/19130, №101-114/237).

По источникам справочной трудовой инспекции РФ, не требуется указывать в расчетном листке реквизиты работодателя, заверять его подписью должностного лица и печатью.

Подробную информацию об исчисленных и уплаченных страховых взносах можно включить для льготных категорий сотрудников с правом на досрочную пенсию (п. 6 Рекомендации Пенсионного фонда России и Федерации независимых профсоюзов РФ «По содействию работникам в приобретении пенсионных прав и оформлении документов для выхода на пенсию»): Организовать внесение в коллективный договор положений об обязательном включении в «Расчетный листок об оплате труда за календарный месяц» информации о начисленных (уплаченных) работодателем страховых взносов в СФР, а также информации о начисленных (уплаченных) дополнительных страховых взносах, в связи с неблагоприятными условиями труда для досрочного выхода на пенсию.

Форма расчетного листка

Форма расчетного листка утверждается работодателем самостоятельно с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Утвержденную форму, порядок выдачи и организацию хранения расчетного листка необходимо закрепить локальным нормативным актом в учетной политике, положении об оплате труда, графике документооборота и т. д.

С точки зрения документооборота, расчетный листок не признается первичным документом. Он не имеет полного набора обязательных реквизитов, не имеет унифицированной формы первичного учетного документа. Однако он может являться основанием для формирования Ведомости доходов физических лиц, Расчетно-платежной ведомости и иных документов, подтверждающих полученные доходы.

Расчетные листки могут быть как в бумажном, так и в электронном виде. При этом расчетным листком в электронном виде признается только сформированный в системе КЭДО (кадровый электронный документооборот). Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы «Работа в России» (ст. 22.3 ТК РФ).

Расчетные листки на выдачу заработной платы нужно хранить 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов – 50 или 75 лет (в зависимости от даты окончания делопроизводства по этим документам) (ст. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 №236).

Работодатель вправе самостоятельно определить лиц, уполномоченных на выдачу работникам расчетных листков. Отметим, что информация, которая содержится в расчетном листке, является персональными данными, и подпадает под действие закона о защите персональных данных - Федеральный закон от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных».

Таким образом, локальные нормативные акты определяют:

• форму расчетного листка — с учетом мнения представительного органа работников;

• порядок выдачи расчетных листков;

• форму Журнала учета выдачи расчетных листков (при необходимости);

• порядок фиксации фактов выдачи расчетных листков;

• лиц, уполномоченных на выдачу работникам расчетных листков;

• порядок обеспечения сохранности персональных данных при выдаче расчетных листков.

Сроки выдачи и периодичность выдачи расчетных листков. Исходя из данных статьи 136 ТК РФ следует, что расчетный листок должен быть выдан работнику не позднее даты выплаты заработной платы. При отсутствии выплаты расчетный листок можно не выдавать (Апелляционное определение СК по гражданским делам Московского областного суда от 13 декабря 2023 г. по делу N 33-42983/2023).

Расчетный листок необходимо выдавать не менее одного раза за период начислений (при окончательном расчете зарплаты). Если утверждено локально, возможно выдавать расчетные листки два и более раз за период (например, за первую и вторую половину месяца).

Количество выдаваемых расчетных листков определяется количеством заключенных трудовых договоров с сотрудником (по основному месту работы и совместительству), на каждый трудовой договор отдельный расчетный лист.

За нарушения в области расчетных листков предусмотрена административная ответственность частью 1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ как в отношениях между работником, так и в ведении документооборота:

• за невыдачу работникам расчетных листков;

• использование неутвержденной формы расчетного листка;

• указание в одном листке общей зарплаты по нескольким трудовым договорам;

• отсутствие отдельного расчетного листка с информацией о выплатах по внутреннему совместительству;

• отсутствие расшифровки итоговой суммы, причитающейся работнику;

• указание в расчетных листках лишь части необходимой информации по ст. 136 ТК РФ.

         Административное взыскание предусматривает предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей;

• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 до 5000 рублей;

• на юридических лиц - от 30000 до 50000 рублей.

Формирование расчетных листков в ПП 1С «Зарплата и кадры государственных учреждений» и «Зарплата и управление персоналом».

В указанных программных продуктах расчетный листок реализован в качестве стандартного отчета по заработной плате.

В силу специфики более подробного расчета заработной платы и большим количеством составных частей совокупной тарифной ставки в организациях госсектора, программный продукт фирмы 1С «Зарплата и кадры государственных учреждений» имеет несколько вариантов формирования расчетного листка. В поставке программы для коммерческих организаций возможно сформировать только расчетный листок за первую половину месяца и полный месяц.

Расположение расчетного листка в программе: раздел «Зарплата» → Отчеты по зарплате:

Расчетный листок - «классический» вариант формирования отчета — содержит дополнительные стандартные настройки по одноименной кнопке.

Также стандартный расчетный листок содержится в других программах фирмы 1С, в которых предусмотрено ведение кадрового учета и оплаты труда (например, 1С «Бухгалтерия 8»).

Расчетный листок за первую половину месяца — аналогично листку за полный месяц:

Расчетный листок по источникам финансирования — начисления и выплаты будут выводиться с группировкой по таким статьям, вариант доступен в программе для гос. учреждений и обычной программе, при включенной настройке расчета зарплаты «Использовать учет по статьям финансирования»:

Расчетный листок преподавателя — вариант для гос. учреждений сферы образования, формируется по педагогическим работникам, получающим оплату труда по педагогической нагрузке:

Обращаем внимание, что формы расчетных листков, разработанные и реализованные в системе программ 1С, не являются унифицированными и общепринятыми. Если организация приняла решение применять их на постоянной основе, необходимо это закрепить локальными нормативными актами.

Для реализации информирования работников о расчетных листках в электронной форме фирма 1С разработала собственный сервис «1С:Кабинет сотрудника», который дает возможность не только посмотреть расчетный листок прямо на экране телефона, но и получить справку, отследить остаток отпуска и др.

Данный сервис отвечает всем требованиям законодательства в плане передачи персональных сведений, содержащихся в расчетных листках. Для подключения к сервису необходимо обратиться к специалистам компании «Мега-Ком».