Проверка отчета 6-НДФЛ перед сдачей отчетности в программе 1С Зарплата и управление персоналом

Эта форма утверждена Приказом ФНС России от 19.09.2023 №ЕД-7-11/649@ с изменениями и дополнениями от 09.09.2024 г. № ЕД-7-11/1@.

Составление отчета начинается с заполнения данных в его титульном листе. Основные данные — юридическое наименование, ИНН, регистрация в налоговом органе, ОКТМО и др. заполняются из реквизитов организации, заполняемых при первоначальной настройке в базе. Особое внимание следует уделить регистрации в налоговом органе. Напомним, что расчет представляется в в тот налоговый орган, в котором зарегистрирована организация, это же правило действует для обособленных подразделений, имеющих отдельную регистрацию, отличную от головной.

Также важна «Дата подписания отчета». Обычно она заполняется на основании рабочей даты программы, но ее возможно изменить вручную. Дату подписания отчета желательно проставить более даты выплаты зарплаты, если дата выплаты за вторую половину месяца приходится на следующий месяц, и до 25 числа соответствующего отчетного периода.

Стоит обратить внимание на одну деталь. Если были зарегистрированы перерасчеты начислений и НДФЛ, отнесенные в месяце, следующем за отчетным периодом, следует установить дату позднее даты выплаты заработной платы.

Если были отражены перерасчеты и корректировки в учете, то при автоматическом заполнении первичного отчета данные  перерасчеты не учтутся. Если при заполнении отчета установить номер корректировка «1», то перерасчеты будут отражены.

         Таким образом, при заполнении титульного листа следует проверить:

• реквизиты регистрации в ИФНС (ОКТМО, КПП, код ИФНС);

• дату подписания отчета.

• код места учета (места представления);

         Заполнение раздела 2 «Расчет исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц».

         Краткая структура данного раздела:

• доходы (строка 120);

• вычеты (строка 130);

• исчисленный НДФЛ (строка 140);

• удержанный НДФЛ (строка 160);

• не удержанный НДФЛ (строка 170);

• излишне удержанный НДФЛ (строка 180);

• возвраты НДФЛ (строка 190).

Строка 120 «Сумма дохода, полученная физическими лицами» отражает начисленную сумму дохода, которая была фактически выплачена сотрудникам в отчетном периоде. При классическом расчете это суммы оплаты труда за первую половину месяца исходя из фактически отработанного времени, и другие межрасчетные начисления (премии, больничные, отпуска и т. п.).

Например, при составлении расчета по форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года, учитываются месяцы январь, февраль и март. Доходы за январь и февраль войдут в отчет полностью, сформируем отчет по зарплате «Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом за период)» за январь и февраль

Общая сумма начисленного и выплаченного дохода за январь и февраль составит 140000 руб.

Доходом за март будет признаваться только заработная плата за первую половину марта, так как она выплачена в марте, то есть в рамках отчетного периода. Сумму дохода можно проверить по зарплатному отчету «Анализ зарплаты по сотрудникам (за первую половину месяца)». Расчет: Оклад / Норма дней в марте общая * Отработано дней за первую половину месяца (1 — 15 число).

70000 / 21 * 10 = 33333,33 руб.

Итого доход за 1 квартал  составит: 140000 + 33333,33 = 173333,33 руб. Эту сумму мы видим в отчете 6-НДФЛ.

2. По отчетам налогового учета. В эту группу отчетов входят:

• Анализ НДФЛ по датам получения доходов;

• Анализ НДФЛ по документам-основаниям;

• Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.

В данных отчетах можно сразу сделать выборку по датам получения дохода, которые должны включиться в расчет.

Строка 130 «Сумма вычетов и расходов». В эту строку включаются по соответствующим кодам стандартные, социальные, имущественные и личные вычеты по месяцам, совпадающим с отчетным периодом. В нашем примере сотруднику введено Заявление на стандартный вычет по НДФЛ на второго ребенка в размере 2800 руб. (с 2025 г.). В каждом месяце может быть предоставлен только один вычет, следовательно, 3 месяца * 2800 = 8400 руб. Сумма вычета может быть «неокругленная» в случаях применения имущественных вычетов, если сумма дохода равна сумме вычета и др.

Для проверки применения вычетов можно воспользоваться отчетом налогового учета «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» в разделе «Налоги и взносы».

Строка 140 «Сумма налога исчисленная». В этой строке отражается исчисленный налог, рассчитанный как разница суммы полученного дохода и суммы вычетов, умноженная на ставку налога. Также в рамках отчетного периода по всем полученным доходам НДФЛ должен совпадать с рассчитанными значениями.

         Проверим общую сумму налога:

         (173333,33 — 8400) * 13% = 21441 руб.

         Аналогичную проверку проводят по каждому сотруднику на каждую дату получения дохода.

Строка 160 «Сумма налога удержанная». Отражаются суммы налога, фактически удержанные налоговым агентом при выплате дохода. При идеальном ведении учета сумма удержанного налога равна исчисленному. Возможно отклонение в меньшую сторону при присутствии натуральных доходов или доходов в виде материальной выгоды, в большую сторону при пересчете налога при применении вычетов, смене статуса физического лица и др.

Удержанный НДФЛ распределяется согласно периодам составления уведомлений — на первую и вторую половины месяца.

По каждой ячейке отображается сумма налога, которая была отражена в ведомости на выплату зарплаты в колонке «НДФЛ», а в свою очередь, дата такой ведомости должна быть в рамках соответствующего периода отчетности.

Например, первый период в первом квартале 2025 года был продолжительностью с 1 января по 22 января. Первая ведомость на выплату в 2025 году была оформлена 20 января (выплата аванса). Сумма налога по данной ведомости — 2312 руб., она же отражена в отчете.

С 23 января по 31 января выплат не производилось, суммы не отражены в отчете.

Следующая выплата — заработная плата за вторую половину января, была произведена 5 февраля. Эта дата будет входить в уже новый период с 1 по 22 февраля, то есть, в третий период и т. д.

В строке 170 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» заполняется сумма НДФЛ, которая не была удержана налоговым агентом в текущем отчетном периоде. Например, как ранее было отмечено, при получении дохода в натуральной форме при отсутствии денежных выплат.

Строка 180 «Сумма налога, излишне удержанная». В эту строку вносится разница суммы исчисленного и удержанного налога, в случаях, если величина удержанного более исчисленного. Такие ситуации могут возникнуть при применении вычет «задним» числом, смены статуса налогоплательщика (налог исчислен по ставке 30% как нерезидента, затем сотрудник стал резидентом), перерасчеты больничных, отпускных и других начислений.

Строка 190 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» предусмотрена для включения в отчет информации о возвратах НДФЛ физлицам-налогоплательщикам за отчетный период. В программах 1С эта информация разбивается по периодам отчетности, заполняется из проведенных документов «Возврат НДФЛ».

Заполнение раздела 1 «Сведения об обязательствах налогового агента». На каждый код бюджетной классификации составляется новая страница раздела. Раздел содержит информацию о налоге, подлежащему к перечислению на единый налоговый счет согласно периодам перечисления. Можно сказать, данные из строк группы 160 раздела 2 полностью переносятся в раздел 1. Данные по разделам могут отличаться при наличии возвратов НДФЛ, неудержанного НДФЛ и др.

При расшифровке ячеек 1 раздела можно увидеть сотрудников и ведомости (документы-регистраторы), на основании которых заполнен показатель отчета.

Для проверки исчисленного и удержанного НДФЛ также можно использовать отчеты по НДФЛ:

• Анализ НДФЛ по датам получения дохода;

• Анализ НДФЛ по документам основаниям;

• Анализ НДФЛ по месяцам;

• Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.

Кроме того, проверить заполнение отчета можно при помощи механизма встроенной проверки контрольных соотношений по команде «Проверка».

При наличии ошибок в отчете выгрузка и отправка в контролирующие органы не будет осуществлена.

Методики проверки отчета применимы не только к отчетности за 1 квартал, но и другие отчетные периоды.