Как произвести начисление по листку нетрудоспособности по новым правилам?

Система социального электронного документооборота (СЭДО) введена в эксплуатацию в 2020 году и обеспечивает обмен юридически значимыми электронными документами между СФР (до 2023 года с ФСС РФ), медицинской организацией и организацией-работодателем. В 2022 году начался переход на проактивный порядок страхового обеспечения с ФСС через СЭДО. В 1С с 2023 года автоматически поддерживается возможность взаимодействия по СЭДО с СФР.

Теперь больше нет необходимости дожидаться бумажного листка нетрудоспособности от сотрудника — вся первичная информация о статусах листков нетрудоспособности загружается напрямую в программу в специальном окне «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН». Открыть его можно в разделе «Кадры» - группа «Пособия».

Чтобы загрузить актуальную информацию о статусах ЭЛН, необходимо нажать кнопку «Получить из ФСС» или по кнопке «Еще» - «Получить сообщения за период».

На данный момент загрузка обновлений статусов ЭЛН доступна только в ручном режиме непосредственно самим пользователем программы. В рабочее место поступают различные сообщения о состоянии ЭЛН – об открытии (код 010), продлении (код 020), закрытии (код 030), аннулировании (код 090), о направлении физлица на медико-социальную экспертизу (код 040) и другие. Для удобства работы со списком сообщений предусмотрены кнопки отбора для показа сообщений: Все сообщения, Актуальные, Требующие обработки.

Если больничный лист открыт, то можно из рабочего места создать документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) (ссылка в колонке Отсутствие). В документе при выборе причины отсутствия Болезнь (больничный еще не закрыт) появляется поле Номер ЛН, в котором автоматически указывается номер ЭЛН.

С версий программы ЗУП 3.1.23.63 / 3.1.18.586 при загрузке сообщения об изменении ЭЛН с кодом состояния 030 –Закрыт медицинской организацией в программе автоматически создается и записывается (не проводится) документ Больничный лист. Ссылка на него отображается в колонке Больничный.

Иногда указанные документы отражают перерасчеты прошлых периодов, которые не должны учитываться. Чтобы программа автоматически не создавала данных документов, эту функцию можно отключить в учетной политике организации (раздел «Настройка» - группа «Предприятие» - справочник «Организации» если ведется несколько организаций в одной базе, или «Реквизиты организации») и на закладке «Учетная политика и другие настройки» перейти по гиперссылке «Учетная политика». Далее открыть раздел Учетной политики, посвященный пособиям ФСС («Пособия ФСС») снять галочки об автоматическом создании документов неявок.

После того, как сотрудника выписывают с больничного, Фонд направляет работодателю Входящий запрос СФР для расчета пособий. Эти запросы можно загрузить и посмотреть в разделе «Кадры» - группа «Пособия» - «Входящие запросы СФР для расчета пособий». В данном окне также присутствует кнопка загрузки запросов «Получить из ФСС».

Запрос содержит сведения, которые есть у фонда (ФИО, дата рождения, СНИЛС, номер и текущий статус ЭЛН, дата формирования и выдачи, сведения о периоде нетрудоспособности и ее причине, номер листка продолжения или дата, когда нужно приступить к работе) и блок сведений, которые работодатель должен отправить на запрос. Работодатель проверяет сведения, которые прислал фонд, и формирует ответ, содержащий подтвержденные сведения фонда, недостающие сведения и скорректированные сведения от фонда либо информацию об отсутствии необходимости выплаты, ее причину.

Как поступить, если пришел Входящий запрос от Фонда по сотруднику, который не работает в организации уже длительное время? В данном случае работодателю необходимо направить сообщение в Фонд о том, что данный сотрудник не работает в Вашей организации. Для этого в программе 1С предусмотрен документ «Сведения о застрахованном лице (СЭДО)», который можно создать в разделе «Кадры» - группа «Пособия» - «Застрахованные лица (СЭДО)». В форму документа загрузятся личные данные сотрудника, введенные в программу. Также в документе Сведений должен обязательно быть включен флажок «Не числился в организации». После проверки заполнения документа отправить подготовленные сведения можно по кнопке «Отправить в Фонд».

Что делать, если запрос для расчета пособия от фонда не поступил? Если вдруг предзаполненные сведения не поступили, работодателю необходимо в инициативном порядке сформировать и направить в региональное отделение СФР сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия. В программе для этого необходимо создать документ «Исходящее сообщение о страховом случае СФР», которое расположено в разделе «Кадры» - группа «Пособия».

Документ Входящего запроса не доступен для редактирования пользователем. На этот запрос необходимо направить ответ в Фонд для назначения выплаты пособия сотруднику указанным способом. Чтобы составить данный ответ в программе 1С предназначен документ «Ответ на запрос СФР для расчета пособий», который расположен в разделе «Кадры» - группа «Пособия». Также названный документ можно создать из документа «Больничный лист» на закладке «Сведения для ФСС» или при помощи механизма ввода на основании Входящего запроса от Фонда.

Последний вариант заполнения более предпочтительнее, так как в Ответ «мигрирует» большая часть личных данных. И уже при составлении Ответа на запрос можно согласиться с теми данными, которые прислал Фонд, можно их отредактировать при несогласии (например, способ выплаты пособия сотруднику) и т. д.

После проверки отправляемых данных отправить в Фонд можно по одноименной команде «Отправить в Фонд».

Ранее для выплаты пособия составлялся документ «Реестр прямых выплат». Теперь этот документ утратил силу и вместо него составляется «Ответ на запрос». Чтобы выплатить сотруднику суммы пособий по временной нетрудоспособности, необходимо соблюдать следующую последовательность действий:

1. Предварительно и своевременно отправлять в Фонд Сведения о застрахованных лицах организации.
2. Периодически обновлять информацию о Сообщениях об изменении статусов ЭЛН.
3. На основании загруженных Сообщений отражать в учете неявки сотрудников.
4. Получить Входящий запрос СФР для расчета пособия.
5. На основании запроса сформировать и отправить Ответ на запрос для выплаты суммы пособия сотруднику.
6. Если Вы знаете, что у сотрудника Больничный лист уже закрыт, а Входящего запроса от Фонда нет, необходимо проинформировать СФР о страховом случае при помощи отправки документа Исходящее сообщение о страховом случае СФР.