Преимущества 1С-ЭДО

Что такое 1С ЭДО?

1С-ЭДО (Электронный Документооборот) - это современный сервис, разработанный фирмой "1С" для автоматизации процессов обмена документами между контрагентами. Этот инструмент позволяет организациям существенно упростить и ускорить процессы обработки документации, снизить вероятность ошибок и повысить общую эффективность бизнеса.

Преимущества 1С ЭДО:

1. Автоматизация процессов: 1С-ЭДО позволяет полностью автоматизировать процессы обмена документами между контрагентами, что существенно ускоряет их выполнение и снижает риски человеческой ошибки.

2. Экономия времени и ресурсов: Благодаря возможности передачи и обработки документов в электронном формате, компании экономят время и ресурсы, которые ранее были бы затрачены на ручную обработку бумажных документов.

3. Безопасность и конфиденциальность: 1С-ЭДО обеспечивает высокий уровень защиты информации, передаваемой между компаниями, что гарантирует конфиденциальность и целостность документов.

4. Интеграция с системами управления: Сервис легко интегрируется с существующими системами управления предприятием, такими как ERP и CRM, что обеспечивает единый информационный пространство для более эффективного управления бизнес-процессами.

5. Удобство использования: Интуитивно понятный интерфейс делает работу с 1С-ЭДО простой и удобной даже для пользователей без специальных знаний в области информационных технологий.

Технические аспекты использования 1С-ЭДО:

Для использования 1С-ЭДО требуется следующее:

1. Доступ к интернету: Сервис работает в онлайн-режиме, поэтому для его использования необходим доступ к интернету.

2. Компьютер или мобильное устройство: 1С-ЭДО доступен через веб-браузеры на персональных компьютерах и мобильных устройствах, что позволяет пользователям работать с сервисом где угодно и в любое время.

3. Учетная запись: Для доступа к функционалу 1С-ЭДО требуется создать учетную запись, которая предоставляет доступ к сервису и сохраняет историю обмена документами.

4. Электронная подпись: Для обеспечения юридической значимости документов, передаваемых через 1С-ЭДО, требуется электронная подпись в соответствии с законодательством страны.

5. Наличие установленной программы-криптопровайдера (''Crypto pro'' или ''Vip Net''), под которую издавалась ваша электронная подпись. Для использования криптопровайдера ''Crypto pro'' может потребоваться оплата её лицензии, потому что, в отличии от ''Vip Net'', эта программа платная.

Возможности 1С-ЭДО:

1. Электронный обмен документами: Возможность электронного обмена различными типами документов (счета, договоры, акты выполненных работ и т. д.) между контрагентами.

2. Электронная подпись: Интеграция с функционалом электронной подписи, обеспечивающим юридическую значимость передаваемых документов.

3. Мониторинг статусов документов: Возможность отслеживания статуса отправленных и полученных документов в реальном времени.

4. Аналитика и отчетность: Встроенные средства аналитики и отчетности позволяют компаниям анализировать процессы обмена документами и оптимизировать их работу.

Порядок использования сервиса

Сначала вы должны удостовериться, что в вашем программном продукте имеется сервис 1С-ЭДО. Он есть в следующих видах конфигураций:

• 1C:Управление нашей фирмой, ред. 1.6 и выше (в т.ч. базовая)

• 1С:Розница, ред. 2 и 3 (в т.ч. базовые)

• 1С:Бухгалтерия, ред. 2.0 и 3.0  (в т.ч. базовые)

• 1C:Управление холдингом, ред. 3

• 1С:Управление торговлей, ред. 10.3 и 11 (в т.ч. базовые)

• 1С:Комплексная автоматизация, ред. 2

• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0

• 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации (в т.ч. базовая)

• 1С:Налоговый мониторинг. Бухгалтерия КОРП МСФО

• 1С:Управление производственным предприятием 1.3

• 1C:ERP Управление предприятием, ред. 2 и 3

• 1С:ERP. Управление холдингом, ред. 3

• 1С:Садовод (в т.ч. базовая)

• 1С:Гаражи

• 1С:Касса

• 1С:Клиент ЭДО, ред. 2

• 1С:Документооборот КОРП, ред. 2 и 3

• 1С:Документооборот государственного учреждения, ред. 2.1 и 3.0

В техническом плане для использования сервиса нужны 3 вещи: доступ к интернету, электронная цифровая подпись и установленная на компьютере программа-криптопровайдер ,через которую будет работать электронная подпись.

В сервисе можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, выданную аккредитованным удостоверяющим центром. У вас может уже быть такая подпись. Если её нет, то её нужно получить, например, в отделении налоговой службы. Одну и ту же подпись можно использовать для разных целей и в разных сервисах, поэтому, например, если у вас есть подключенный сервис 1С отчётность с действующей электронной подписью, то эту подпись можно использовать и для сервиса 1С-ЭДО. Расположение подписи не важно: это может быть как защищённый носитель (например, Рутокен), так и стандартный USB-носитель или компьютер.

На компьютере должен быть установлен тот криптопровайдер, под который издавалась ваша электронная подпись. Наиболее распространёнными крптопровайдерами являются «Crypto pro» и «Vipnet». Первая программа является платной, чтобы она работа с подписью, у неё (программы) должна быть действующая лицензия. Вторая программа бесплатная. Подавляющее большинство аккредитованных удостоверяющих центров (в том числе и налоговая служба) издают подписи под «Crypto pro». Электронную подпись через криптопровайдера нужно установить в систему, чтобы база 1С могла её «видеть» и использовать.

После установки электронной подписи нужно в базе 1С пройти по пути «Администрирование - Обмен электронными документами - Настройки электронных подписей и шифрования» и в этом окне добавить подпись, чтобы база 1С могла её видеть и использовать.

Далее нужно создать учётную запись ЭДО, для этого нужно пройти по пути «Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами — Учётные записи ЭДО» и нажать вверху кнопку «Создать». Вы увидите несложный мастер создания учётной записи ЭДО.

В этом мастере нужно указать вашу организацию, электронную подпись. Пройдя через мастер вы успешно создадите учётную запись ЭДО и сможете начать пользоваться сервисом.

Чтобы начать отправлять кому-то контрагенту документы или получать документы, нужно сначала наладить связь по ЭДО, то есть нужно или отправить контрагенту приглашение к ЭДО или получить от контрагента приглашение к ЭДО, которое нужно принять. Только после этого можно отправлять и получать документы. Отправить контрагенту приглашение к ЭДО можно из карточки конрагента. Зайдя в карточку, вы увидите в верхней части кнопку «ЭДО», а там «Пригласить к обмену электронными документами». Нажав на эту строку, вы попадёте в короткий простой мастер отправки приглашения.

В этом мастере нужно выбрать вашу организацию, учётную запись контрагента, на которую будет отправлено приглашение к ЭДО и нажать на кнопку «Отправить».Отправив приглашение, можно его увидеть в меню работы с ЭДО. Это меню называется «Текущие дела ЭДО» и находится в большинстве случаев в разделах «Покупки» или «Продажи» или его можно найти, используя поисковую строку в базе, набрав в ней «Текущие дела ЭДО». В левой части меню ЭДО находится структура, которая разделяет документы в зависимости от того, какое действие нужно совершить над документом.

Отправленное приглашение к ЭДО будет в меню «Ожидаем согласия». Чтобы обновить информацию по всем документам в ЭДО, получить новые документы от контрагентов, а так же по отправленным приглашениям, нужно нажать кнопку «Отправить и получить», которая находится в левой верхней части меню ЭДО.

В реальном времени информация в меню ЭДО не меняется, нужно всегда нажимать эту кнопку. Предположим, что статус отправленного приглашения изменился на «принято», тогда можно отправить какой-нибудь документ контрагенту или получить от него документ(ы).

Отправка документов.

Отправлен может быть как учётный документ из вашей базы, так и произвольный документ (например, .PDF).

Если нужно отправить документ из базы, то нужно в него зайти (предположим это реализация), в верхней части документа есть кнопка ЭДО, нажав на которую вы увидите вариант «просмотреть электронный документ».

После нажатия этой кнопки вы увидите вид документа, в котором он отправится через ЭДО. Если вид вас устраивает, нажмите кнопку «подписать и отправить» в верхнем левом углу, и документ будет отправлен контрагенту.

Если нужно отправить произвольный документ (например, .PDF), то нужно зайти в меню «Текущие дела ЭДО», нажмите в левой части на раздел «Исходящие», в правой части вверху нажмите на кнопку «Создать произвольный документ».

Откроется окно, в котором нужно заполнить все обязательные поля, прикрепить документ и нажать кнопку «Подписать и отправить».

Получение и подписание документов.

Для того, чтобы получить документ по ЭДО, нужно в меню «Текущие дела ЭДО» нажать кнопку «Отправить и получить». Полученный документ окажется в верхнем разделе «Входящие» в подразделе «Утвердить». Можно кликнуть на строку документа два раза, открыть его и проверить. После этого нажать на кнопку «Утвердить» в верхней левой части окна. После утверждения документ перемещается в подраздел «Подписать», и там уже имеется кнопка «Подписать и отправить». После нажатия этой кнопки на документ будет поставлена электронная подпись вашей организации, и документ будет отправлен обратно контрагенту.

1С ЭДО представляет собой мощный инструмент для современных компаний, стремящихся оптимизировать и автоматизировать свои бизнес-процессы. Благодаря своей функциональности, удобству использования и высокому уровню безопасности, этот сервис становится незаменимым помощником в эффективном управлении документооборотом и повышении производительности бизнеса.